Text copied to clipboard!

Titel

Text copied to clipboard!

Records Management Specialist

Beschrijving

Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een Records Management Specialist die verantwoordelijk is voor het beheren, organiseren en beveiligen van documenten en gegevens binnen onze organisatie. In deze rol zorg je ervoor dat alle records correct worden opgeslagen, toegankelijk zijn voor bevoegde personen en voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten. Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen om een efficiënt documentbeheerproces te garanderen en draagt bij aan de implementatie van records management systemen. Als Records Management Specialist ben je verantwoordelijk voor het ontwikkelen en implementeren van beleid en procedures met betrekking tot documentbeheer. Je zorgt ervoor dat alle records correct worden geclassificeerd, gearchiveerd en indien nodig vernietigd volgens de vastgestelde richtlijnen. Daarnaast speel je een cruciale rol in het waarborgen van de naleving van regelgeving en het beschermen van gevoelige informatie. Je zult ook betrokken zijn bij het trainen van medewerkers over best practices op het gebied van records management en het gebruik van documentbeheersystemen. Het vermogen om effectief te communiceren en samen te werken met verschillende teams is essentieel voor succes in deze functie. Daarnaast analyseer je bestaande processen en stel je verbeteringen voor om de efficiëntie en veiligheid van documentbeheer te optimaliseren. Om succesvol te zijn in deze rol, moet je een sterk oog voor detail hebben, goed georganiseerd zijn en in staat zijn om met vertrouwelijke informatie om te gaan. Ervaring met records management software en kennis van relevante wet- en regelgeving is een pluspunt. Als jij een gestructureerde en analytische professional bent met een passie voor documentbeheer, dan is deze functie iets voor jou!

Verantwoordelijkheden

Text copied to clipboard!
  • Ontwikkelen en implementeren van records management beleid en procedures.
  • Classificeren, archiveren en beheren van fysieke en digitale documenten.
  • Zorgen voor naleving van wettelijke en regelgevende vereisten met betrekking tot documentbeheer.
  • Beveiligen van gevoelige en vertrouwelijke informatie.
  • Samenwerken met verschillende afdelingen om efficiënte documentbeheerprocessen te garanderen.
  • Trainingssessies geven aan medewerkers over records management best practices.
  • Analyseren en verbeteren van bestaande documentbeheerprocessen.
  • Onderhouden en beheren van records management software en systemen.

Vereisten

Text copied to clipboard!
  • Bachelor- of masterdiploma in informatiemanagement, administratie of een gerelateerd vakgebied.
  • Minimaal 2 jaar ervaring in records management of een vergelijkbare functie.
  • Kennis van records management software en digitale archiveringssystemen.
  • Uitstekende organisatorische en analytische vaardigheden.
  • Vermogen om met vertrouwelijke informatie om te gaan en beveiligingsprotocollen te volgen.
  • Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om samen te werken met verschillende teams.
  • Bekendheid met relevante wet- en regelgeving op het gebied van documentbeheer.
  • Oog voor detail en een gestructureerde werkhouding.

Potentiële interviewvragen

Text copied to clipboard!
  • Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin je een records management proces hebt verbeterd?
  • Hoe zorg je ervoor dat vertrouwelijke documenten veilig worden bewaard en beheerd?
  • Welke software of systemen heb je eerder gebruikt voor documentbeheer?
  • Hoe ga je om met naleving van regelgeving en audits met betrekking tot records management?
  • Kun je een situatie beschrijven waarin je een team hebt getraind in documentbeheerprocedures?
  • Hoe ga je om met een groot volume aan documenten en gegevens?
  • Wat zijn volgens jou de belangrijkste uitdagingen in records management?
  • Hoe blijf je op de hoogte van veranderingen in wet- en regelgeving met betrekking tot documentbeheer?